Geen verplichte controle handtekening

Controle handtekening

Controle handtekening: Op het moment dat er een nieuwe werknemer bij u komt werken, bent u niet verplicht om de handtekening op het identiteitsbewijs te vergelijken met die op de opgaaf gegevens voor de loonheffingen. Alleen als u vermoedt dat er iets niet klopt, moet u de handtekeningen naast elkaar leggen. Dit blijkt uit een uitspraak van het gerechtshof in Den Bosch.

Bij indiensttreding van een nieuwe werknemer moet u zijn identiteitsbewijs op echtheid controleren en een kopie maken voor het personeelsdossier. Daarnaast moet de werknemer aan u doorgeven of hij wil dat u de loonheffingskorting voor hem toepast. Die verklaring moet hij ondertekenen en van een datum voorzien. Ook deze verklaring moet u bewaren bij uw salarisadministratie.

 

Alleen controleren als er iets niet klopt

U hoeft echter niet te controleren of de handtekening onder deze verklaring overeenkomt met die op het paspoort of de identiteitskaart, tenzij er aanleiding is om te vermoeden dat er iets niet klopt. Dat bepaalde het gerechtshof in Den Bosch onlangs.
In de betreffende zaak kreeg een werkgever een naheffingsaanslag en een boete wegens het niet correct vaststellen van de identiteit van 34 werknemers. De inspecteur van de Belastingdienst paste voor al deze werknemers het anoniementarief toe. De werkgever liet het er echter niet bij zitten en het gerechtshof gaf hem gelijk. Volgens het hof was de werkgever bij het aannemen van werknemers in zijn algemeenheid zorgvuldig genoeg te werk gegaan en had hij op de juiste manier de door de werknemers verstrekte gegevens betreffende naam, adres, woonplaats en identiteit onderzocht.

 

Geen reden om de handtekeningen te verifiëren

De staatssecretaris van Financiën was het hier niet mee eens en legde de zaak voor aan de Hoge Raad. Die vond ook dat er in deze situatie geen omstandigheden waren die aanleiding gaven om de handtekeningen op de verklaring gegevens voor de loonheffingen te vergelijken met die op het identiteitsbewijs.

Hoge Raad, 12 juli 2013, ECLI (verkort): 57

bron: HR rendement